Gestione sotto-utenti (operatori)

1. Cos'è un "utente" (sotto-account)?

Un utente (o sotto-account) è una persona a cui il titolare dell'account ZPay concede l'accesso alla piattaforma con credenziali proprie e un ruolo che ne limita le funzionalità. Ogni utente ha email, telefono, nome, cognome e un profilo (ruolo) tra quelli descritti nella sezione "Ruoli e permessi".

2. Dove gestisco gli utenti?

Dal menu laterale → Utenti. La pagina mostra:

• la lista di tutti gli utenti dell'account (Nome, Cognome, Email, Profilo)
• in alto a destra il pulsante "+ Nuovo utente" per crearne uno
• per ogni riga, l'icona Modifica (matita) per aprirne il dettaglio

Cliccando su una riga si apre la pagina di modifica dell'utente.

3. Come creo un nuovo utente?

1. Vai su Utenti dal menu laterale.
2. Clicca "+ Nuovo utente" in alto a destra.
3. Compila il form:
   • Email — sarà lo username con cui l'utente accederà a ZPay.
   • Telefono (con prefisso internazionale) — usato per le notifiche di sicurezza e la 2FA.
   • Nome e Cognome.
   • Tipologia profilo — seleziona una delle card disponibili (Secondario, Contabile, Operatore Acquiring, Analista Acquiring). La descrizione sotto ogni opzione spiega il livello di accesso.
4. Clicca Salva.

L'utente riceverà via email un invito a impostare la password e completare l'accesso.

Nota: una volta creato l'utente, email, telefono, nome e cognome non sono più modificabili. È invece possibile aggiornare il profilo (ruolo) o eliminare l'utente.

4. Come modifico un utente esistente?

1. Apri Utenti.
2. Clicca sulla riga dell'utente (oppure sull'icona matita).
3. Modifica il profilo (ruolo) e clicca Salva.

5. Come elimino un utente?

1. Apri il dettaglio dell'utente da Utenti.
2. Clicca il pulsante "Elimina" in basso.
3. Conferma nella modale.

⚠️ L'operazione non è reversibile: l'utente non potrà più accedere all'account ZPay. Se in futuro dovessi reintegrarlo, sarà necessario crearlo nuovamente.

6. Quali profili (ruoli) posso assegnare?

Dalla UI puoi assegnare uno tra i seguenti profili. Per ognuno è descritto cosa può fare l'utente e quali sezioni/moduli vede nel menu laterale di ZPay.

Secondario 

Cosa fa: Gestisce tutta l'operatività quotidiana dell'account, tranne l'amministrazione del business (dati legali, configurazioni di sistema, gestione di altri amministratori).

Cosa può fare in concreto:

• Visualizzare conti correnti ZPay e conti AISP/PSD2 collegati
• Visualizzare e operare sulle transazioni acquiring: refund, capture, MOTO, pagamenti alternativi
• Creare e gestire Pay-by-Link
• Creare e gestire utenti acquiring (es. operatori POS)
• Effettuare payout e gestire i canali di vendita
• Visualizzare e gestire le API keys dell'account
• Consultare e scaricare i documenti (estratti conto, fatture, report)

Moduli/sezioni visibili nel menu: Dashboard · Acquiring (Transazioni, Pay-by-Link, Payout, Sales Channels, Utenti, MOTO, Alternative Payments) · Bank Account · Bonifici · AISP / PSD2 · API Keys · Documenti · Supporto

Quando assegnarlo: a un collaboratore di fiducia che gestisce la piattaforma al posto del titolare.

Contabile

Cosa fa: profilo in sola lettura dedicato alla parte finanziaria e contabile. Non può effettuare alcuna operazione dispositiva.

Cosa può fare in concreto:

• Visualizzare i conti correnti ZPay e i loro movimenti
• Visualizzare i conti AISP/PSD2 collegati (movimenti bancari aggregati)
• Visualizzare la lista delle transazioni acquiring (senza poter rimborsare o capturare)
• Consultare e scaricare i documenti: estratti conto, fatture, report fiscali, report periodici

Cosa NON può fare: rimborsi, capture, creazione Pay-by-Link, payout, gestione utenti, API keys, modifiche all'account.

Moduli/sezioni visibili nel menu: Dashboard (vista contabile) · Bank Account · AISP / PSD2 · Acquiring (sola lista Transazioni, in lettura) · Documenti · Supporto

Quando assegnarlo: al commercialista esterno o al responsabile amministrativo che deve riconciliare incassi e tenere la contabilità.

Operatore Acquiring 

Cosa fa: profilo operativo limitato all'incassato. Vede e gestisce tutto ciò che riguarda i pagamenti accettati dall'attività, ma non ha visibilità sui conti correnti, sull'AISP, sui documenti contabili o sulle API keys.

Cosa può fare in concreto:

• Visualizzare le transazioni acquiring
• Effettuare refund (rimborsi totali o parziali) e capture (sblocco di pre-autorizzazioni)
• Gestire MOTO (incassi telefonici / mail order) e pagamenti alternativi (es. Bancomat Pay, Apple Pay, Klarna)
• Creare e inviare Pay-by-Link ai clienti
• Visualizzare e creare utenti acquiring (es. cassieri aggiuntivi su POS)
• Configurare e gestire i canali di vendita (terminali POS, e-commerce)

Cosa NON può fare: vedere conti correnti, AISP/PSD2, API keys, documenti, dati anagrafici dell'azienda.

Moduli/sezioni visibili nel menu: Dashboard (vista acquiring) · Acquiring (Transazioni, Pay-by-Link, Payout, Sales Channels, Utenti, MOTO, Alternative Payments) · Supporto

Quando assegnarlo: al cassiere, all'addetto in punto vendita o al responsabile e-commerce che deve gestire incassi e rimborsi nel quotidiano.

Analista Acquiring

Cosa fa: profilo read-only puro sulle transazioni acquiring. Pensato per chi deve analizzare i dati senza alcun rischio di operazione dispositiva.

Cosa può fare in concreto:

• Visualizzare la lista delle transazioni acquiring
• Filtrare, ordinare ed esportare i dati (CSV/XLSX) per reportistica
• Consultare il dettaglio di ogni transazione

Cosa NON può fare: refund, capture, Pay-by-Link, payout, gestione utenti, accesso a conti, documenti o API keys.

Moduli/sezioni visibili nel menu: Dashboard (KPI acquiring) · Acquiring → Transazioni (sola lettura) · Supporto

Quando assegnarlo: all'analista, al controllo di gestione, al team marketing o di audit interno che usa i dati di incasso per analisi e KPI.

Tabella di confronto rapido

Il ruolo Amministratore (PRIMARY) è quello del titolare dell'account ed è assegnato in fase di onboarding: non può essere creato manualmente da questa pagina. I ruoli Dispute Operator sono profili specialistici gestiti su richiesta dal supporto.

7. Stati dell'utente (ciclo di vita)

Un utente attraversa questi stati operativi:

• Invitato — l'utente è stato creato ma non ha ancora completato il primo accesso. Ha ricevuto via email il link per impostare la password.
• Attivo — l'utente ha impostato la password, configurato la 2FA e può accedere normalmente con il proprio profilo e i relativi permessi.
• Eliminato — l'utente è stato rimosso dall'account dal titolare e non può più accedere. L'operazione è definitiva.

Se un utente non riceve l'email di invito, controlla la cartella spam. In caso di problemi persistenti, contatta assistenza@zpay.it indicando l'indirizzo email dell'utente da reinvitare.

8. Domande frequenti

Posso cambiare l'email di un utente già creato? No. Email, nome, cognome e telefono sono bloccati dopo la creazione. Se serve cambiare l'email, elimina l'utente e ricrealo con il nuovo indirizzo.

Posso cambiare il ruolo di un utente? Sì, dalla pagina di modifica utente puoi cambiare la tipologia di profilo in qualsiasi momento.

Quanti utenti posso creare? Non c'è un limite hard imposto dalla UI. Per esigenze particolari (molti operatori, gerarchie complesse) contatta il supporto.

Un utente può accedere a più account ZPay? Sì, lo stesso indirizzo email può essere associato a più account ZPay (es. titolare di più attività). All'accesso l'utente sceglierà su quale account operare.

Cosa succede se elimino un utente che ha creato Pay-by-Link o effettuato refund? Le operazioni storiche restano tracciate sull'account: vengono mantenute per finalità contabili e di audit, ma l'utente non potrà più accedere né effettuarne di nuove.