Manuale Operativo per l’Onboarding ZPAY

Modificato il Mar, 3 Giu alle 2:46 PM

INDICE

1. INTRODUZIONE
2. DOCUMENTAZIONE DA TENERE A PORTA DI MANO
3. FASI DELL'ONBOARDING
4. CONTATTI E ASSISTENZA

1. INTRODUZIONE

Il presente manuale guida passo-passo l'utente nella procedura di onboarding per l'attivazione dei servizi ZPAY. Una corretta compilazione è essenziale per la conformità normativa (es. antiriciclaggio) e l'erogazione tempestiva dei servizi. Tutti i campi contrassegnati con (*) sono obbligatori.

2. DOCUMENTAZIONE DA TENERE A PORTA DI MANO

Obbligatoria:

Documento di identità del Delegato ad Operare (fronte/retro se non è un passaporto)
Documento/i di identità dei Titolari (fronte/retro se non è un passaporto)
Cellulare del Delegato (riceverà gli OTP per confermare l'identità)
SPID o Firma Digitale Qualificata per firmare i contratti

Consigliata:

Visura Camerale (per reperire dati come REA, Codice Ateco, indirizzo sede legale)
Ultimo Bilancio utile (per rispondere al questionario antiriciclaggio)

3. FASI DELL'ONBOARDING

STEP 1 - Scelta del Servizio

AISP + PISP: per la riconciliazione bancaria e scarico dei movimenti
Servizio di incasso: attiva un POS virtuale per ricevere pagamenti (es. pay by link)

STEP 2 - Forma Giuridica

Indicare la forma giuridica dell’azienda (es. S.r.l., S.p.A., S.r.l.s.) (*) → Dato disponibile nella visura camerale.

STEP 3 - Dati Aziendali

Ragione Sociale (*): Nome completo registrato dell’azienda → visura camerale
Partita IVA (*): Numero di partita IVA → visura camerale o certificato attribuzione P.IVA
Codice Fiscale (*): Se diverso dalla P.IVA → visura camerale
Numero REA (*): Numero di Repertorio Economico Amministrativo → visura camerale
Codice SDI: Codice destinatario fatture elettroniche → software gestionale o portale AdE
Email aziendale (*): Email di contatto generica
PEC aziendale (*): Posta Elettronica Certificata dell’azienda → registro INI-PEC o visura
Telefono aziendale (*): Numero di riferimento aziendale
Codice Ateco (*): Codice attività economica principale → visura camerale
Codice SAE (*): Settore Attività Economica → consultabile online in base a forma giuridica e numero dipendenti
Nazione (*), Indirizzo (*), N. Civico (*), CAP (*): Dati della sede legale → visura camerale

STEP 4 - Delegato ad Operare

Il Delegato ad Operare è la figura che rappresenta l’azienda nei confronti di ZPAY e deve avere i poteri effettivi per agire in nome e per conto della società. Ciò significa che deve:

Essere rappresentante legale (es. Amministratore Unico, Amministratore Delegato), oppure
Avere una delega formale agli atti dispositivi di natura bancaria (es. Tesoriere, Procuratore con firma)

Non è ammesso indicare soggetti senza poteri dispositivi o autorizzativi

Il Delegato ad operare sarà:

Colui che firmerà digitalmente il contratto di servizi ZPAY
Colui che riceverà i codici OTP per autorizzazioni e accessi
L’unico soggetto abilitato ad accedere alla Dashboard operativa della piattaforma

Campi richiesti:

Nome (*), Cognome (*), Codice Fiscale (*), Sesso (*), Data e luogo di nascita (*): → documento identità
Cittadinanza (*): → documento identità
Email (*), Telefono (*): dati di contatto personali
Residenza: Nazione, Indirizzo, N. Civico, CAP (*): → documento identità o autocertificazione
Tipo Documento, Numero, Rilasciato da, Nazione rilascio, Data rilascio e scadenza, Upload (*): → documento d’identità valido
Relazione con società (*): selezione da elenco (es. amministratore, delegato)
Possiede ≥ 25% delle quote (*): indicazione diretta o tramite visura
PEP (*): dichiarazione personale secondo d.lgs 231/2007

STEP 5 - Titolari

Titolari sono le persone fisiche che in ultima istanza possiedono o controllano l’azienda. La loro individuazione è essenziale per adempiere agli obblighi previsti dalla normativa antiriciclaggio (D.lgs 231/2007).

La modalità di individuazione dipende dalla forma giuridica della società:

Nelle società di capitali, il titolare è generalmente chi possiede una partecipazione diretta o indiretta ≥ 25% del capitale sociale o dei diritti di voto
In assenza di partecipazioni qualificanti, si identifica come titolare effettivo l'Amministratore unico o i membri del Consiglio di Amministrazione

Se la società è controllata da un’altra società, è obbligatorio risalire a ritroso la catena proprietaria fino ad arrivare alla persona fisica ("testa del serpente") che esercita il controllo finale

Campi richiesti:

gli stessi del Delegato ad Operare. (*) → Verificabili tramite visura camerale, atto costitutivo, registro soci o catena partecipativa.

STEP 6 - COMPILAZIONE QUESTIONARIO ANTIRICICLAGGIO

Dopo l’inserimento dei dati anagrafici e societari, il sistema richiede la compilazione del questionario AML (Anti Money Laundering), fondamentale per l’adeguata verifica ai sensi del D.lgs 231/2007.

Le informazioni richieste includono:

Volumi Previsionali in Entrata/Uscita (*): selezionare la fascia stimata → consultarsi con il commercialista
Dimensione Azienda (*): micro, piccola, media o grande → secondo definizione UE o dati di bilancio
Numero medio dipendenti (*): fascia stimata annuale → dati HR o consulente del lavoro
Entrate annue medie (*), Costi annui medi (*), Totale di bilancio (*) → basati su ultimo bilancio disponibile

Tutti i campi sono obbligatori e selezionabili da menù a tendina.

STEP 7 -Sottomissione dei dati

Al termine della compilazione, il sistema richiederà la conferma dei dati inseriti. La sottomissione avverrà tramite:

Codice OTP inviato via SMS al numero del Delegato ad Operare

Solo dopo la conferma OTP i dati vengono ufficialmente trasmessi a ZPAY per le verifiche di conformità.

STEP 8 - Verifica KYC e Antiriciclaggio da parte di ZPAY

Una volta ricevuti i dati, ZPAY effettuerà controlli interni per:

Verifica KYC (Know Your Customer)
Analisi di conformità normativa antiriciclaggio

Se i dati sono completi e corretti, si procede con l'invio dei contratti. In caso contrario, ZPAY ricontatterà il cliente per:

Correzioni o integrazioni
Richiesta di documentazione aggiuntiva

STEP 9 - Firma dei Contratti

Verifica finale dei dati
Firma tramite SPID o Firma Digitale Qualificata da parte del Delegato ad Operare

STEP 10 - Attivazione da parte di ZPAY

Dopo la firma, ZPAY verifica la documentazione ricevuta
In caso di esito positivo, l'utente riceverà un'email di conferma attivazione
Da quel momento, sarà possibile accedere alla Dashboard ZPAY

Tempistiche medie: 48–72h lavorative dalla firma digitale

4. CONTATTI E ASSISTENZA

Contatti e Assistenza Per eventuali dubbi o supporto tecnico durante l’onboarding, contattare il supporto ZPAY tramite:

Email: assistenza@zpay.it